Deskom - thE Invoice Company

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Foire
Aux
Questions

.: Sommaire :.

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1. Définition et fonction de la facture.

Une facture est un document comptable qui sert de preuve juridique des échanges commerciaux. Elle est aussi une pièce justificative auprès des autorités fiscales donnant droit à la déductibilité de la TVA.

Elle a trois fonctions:

• Fiscale: pièce justificative de la TVA déductible, de la charge ou du produit comptabilisé et d'une écriture comptable.
• Commerciale: support du contrat commercial entre un acheteur et un fournisseur.
• Juridique: c'est un mode de preuve du contrat, un instrument de crédit (facture pro forma).

Au titre du droit fiscal et du droit commercial la facture doit être archivée et pouvoir être restituée en cas de litige ou de contrôle.

2. Quels sont les différents types de factures ?

Il existe différents types de factures. Nous pouvons proposer une décomposition qui serait:

• La Facture papier avec trois distinctions possibles:

• Facture papier simple: L'envoi et l'archivage se font au format papier.

• Facture scannée: qui devient une image pour le récepteur uniquement, puisque celui-ci procède à une numérisation. L'envoi et l'archivage restent au format papier.

• Double électronique: qui est un double électronique de la facture, en remplacement du papier pour le fournisseur uniquement. Côté client, la réception et l'archivage se font au format papier.

• La Facture Electronique Simple qui se divise en deux catégories :

• La Facture Electronique Simple: elle comporte les données de factures pour intégration : l'original et l'archivage restent au format papier.

• La Facture Dématérialisée Fiscalement: le fichier électronique de facture a valeur d'original fiscal et respecte la législation en vigueur.
  Il existe deux solutions pour dématérialiser fiscalement une facture:
• Mode EDI: le fichier de facture est un fichier structuré (EDI*, XML**, ….)
• Mode facture signée électroniquement: le fichier de facture est signé électroniquement avec un certificat accepté dans la législation du pays émetteur (et si possible destinataire). Ce mode s'applique préférentiellement aux factures « non structurées », de type image pdf, qui nécessitent donc un traitement d'extraction de données côté acheteurs (récepteurs).
  Ce mode peut aussi s'appliquer sur des factures de données (EDI, XML), notamment dans certains pays d'Europe où il reste le mode préférentiel pour toutes les factures dématérialisées.
  *EDI : Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatiques
  **XML : Extensible Markup Language

3. Quels sont les avantages / inconvénients de la dématérialisation fiscale ?

La dématérialisation fiscale apporte un certain nombre d'avantages indéniables :

• Maîtrise et réduction des délais de paiements
• Gains de productivité : automatisation, réduction des coûts liés aux traitements (affranchissement, saisie), réduction des délais (notamment postaux)
• Contrôles automatiques et poussés entraînant une sécurisation maximale de la facture.
• Réduction des litiges et mise en exergue immédiate de ceux-ci
• Amélioration des relations clients / fournisseurs
• Gain de temps et d'espace en terme d'archivage : suppression de l'archivage papier
• Amélioration de la qualité de la facture par la normalisation des données et l'envoi direct des informations dans les systèmes informatiques des clients.
• Optimisation du partage d'informations (traçabilité de celle-ci en temps réel)
• Disparition du papier qui s'inscrit dans une démarche écologique qui tient aujourd'hui à cœur de beaucoup d'entreprises.

Cependant, il est vrai qu'il y quelques freins à dématérialiser ses factures :

• Investissement en temps et en moyens, notamment informatiques pour réussir sa mise en place
• Changement d'habitudes pour le personnel
• Nécessité d'implication totale des différents acteurs
• Déploiement parfois difficile car maîtrise des intervenants externes impossible
• Travail de communication et stratégie de conduite du changement doivent inévitablement être menés en interne pour réussir un tel projet.

4. Qu'a changé l'article 289 du code général des impôts ?

L'article 289 du code général des impôts a notamment permis une dématérialisation fiscale en mode signé (article 289V du CGI*). Auparavant, ce type de dématérialisation n'était possible que via un mode EDI en respectant un cahier des charges techniques imposé par l'administration fiscale française (DGI**).
En outre, il a permis la dématérialisation transfrontalière en émission et réception. L'article 289 ouvre donc la porte à la démocratisation de la dématérialisation fiscale en simplifiant le processus.
*CGI : Code Général des Impôts
**DGI : Direction Générale de Impôts

5. Faut-il une autorisation particulière pour se lancer dans la dématérialisation fiscale ?

Non, toute entreprise a le droit de dématérialiser ses factures, peu importe sa taille et le nombre de factures concernées. Depuis le 1er janvier 2006, la notification préalable auprès de l'administration fiscale n'est plus requise.

6. La dématérialisation entraîne-t-elle réellement la disparition totale et définitive du papier ?

La réponse est oui, sous réserve qu'il s'agisse bien de dématérialisation fiscale.
Le support papier, reste obligatoire pour toutes les factures qui ne sont pas dématérialisées fiscalement.

7. Une entreprise doit-elle conserver une facture papier en plus de la facture dématérialisée fiscalement ?

Non, l'entreprise n'est plus tenue de fournir une facture papier car la facture dématérialisée fiscalement est considérée par la loi comme l'original facture. Toutefois l'administration fiscale peut demander l'impression de la facture en cas de contrôle fiscal.

8. Peut-on dématérialiser fiscalement toutes ses factures ?

Potentiellement oui. Mais il est vrai qu'il est très rare que l'ensemble des partenaires commerciaux d'une entreprise soit en capacité de mettre en place la dématérialisation fiscale. Il faut bien retenir qu'il est indispensable d'être 2 pour pouvoir faire de la dématérialisation fiscale. Les PME sont souvent les plus difficiles à convaincre, le poste « facturation » n'étant pas suffisamment important pour mériter la mise en place d'un tel système. C'est pour cette raison que l'article 289V du code général des impôts révolutionne le paysage de la dématérialisation. En effet celui-ci, du fait de sa simplicité et en autorisant le pdf signé, permet de pratiquer la dématérialisation fiscale avec de « petits et moyens» partenaires et autorise donc un déploiement plus rapide.

9. Combien de temps prend la mise en production d'un tel projet dans l'entreprise pour les factures entrantes ?

Une fois la solution choisie, la mise en place du 0 papier est quasi-immédiate chez le client puisque toutes les factures transitent par Deskom qui se charge de les dématérialiser au format attendu et de les archiver. Pour un projet de dématérialisation fiscale, il faut affilier tous les partenaires commerciaux de notre client (déploiement), hors cela peut prendre entre 6 et 8 semaines par partenaire (nous pouvons évidemment en déployer plusieurs simultanément). Finalement, le projet est mis en place quasi immédiatement, mais pour un client moyen on compte entre 1 et 2 ans pour un déploiement total.

10. Existe-t-il une solution tout-en-un ou faut-il passer par différents interlocuteurs ?

Oui, par exemple Deskom est un prestataire multi canaux. Nous sommes capable d'intégrer tout type de flux (papier ou électronique) entrant et sortant.

11. Chez qui est mis en place la solution physiquement ? Quel est l'intérêt d'externaliser ce service ?

Il existe deux types d'offres : les solutions en ASP, comme celle proposée par Deskom et qui consiste à tout faire transférer par une plateforme, et les offres internes qui sont des solutions logicielles (du type de GS1) qui sont installées chez le client.
Le point fort de la solution en ASP est la sécurité qu'elle garantie, notamment en terme d'archivage qui est alors hautement sécurisé et contrôlé. De plus, l'original fiscal est créé en un seul et même endroit (la plate forme), les contrôles y ont lieu (émission et réception) garantissant une identité du message émis et reçu.

12. Comment dématérialise-t-on fiscalement les données pour nos fournisseurs et clients qui se trouvent à l'étranger ?

Les sociétés françaises peuvent dématérialiser fiscalement leurs factures dans tous les pays de l'Union Européenne (Directive Européenne 2001/115/CE). Cependant, la déclinaison de la directive 2001/115/CE dans chaque pays n'est pas uniforme. Il existe donc des spécificités qu'il faut pouvoir respecter.

En particulier, dans le cas de la facture électronique signée, il convient d'utiliser des certificats électroniques acceptés par chacun des pays. Deskom a mis en œuvre cette capacité qui permet d'être conforme avec la réglementation locale de chaque pays en Europe.

13. Où sont archivées nos données? Comment est-on assuré de ne pas les perdre ?

L'archivage des données est réalisé par Deskom sur ses serveurs situés à Sophia-Antipolis dans des conditions de sécurité maximales (équivalentes à celles d'une banque) avec sauvegarde quotidienne sur bande, en lieu tiers.

Cependant vous avez également la possibilité de choisir une sûreté supplémentaire avec un double archivage. Nous travaillons pour cela avec CDC Arkhinéo, détenue à 100% par la Caisse des Dépôts et Consignations. CDC Arkhinéo, tiers de confiance archiveur, est la première société française d'archivage et de conservation à long terme des données électroniques. La restitution des archives est faite en ligne via PASREL et sur DVD annuel.

14. Quelles sont les preuves à fournir en cas de contrôle fiscal ?

Seul le contexte de la dématérialisation fiscale autorise la non génération de la facture papier, il faut donc être en mesure de restituer l'original fiscal sous format électronique et en langage clair. Dans le cas d'une facture électronique non dématérialisée fiscalement, seul le support papier est considéré comme original auprès de l'administration fiscale.

La mise à disposition dans les livres comptables est assurée par l'intégration de la facture électronique dans l'application comptable de chacune des parties et la facture papier est archivée de part et d'autre pour répondre à toute demande de la part de la Direction Générale des Impôts.

15. Combien rapporte la mise en place de la solution ?

En moyenne, le coût de traitement manuel d'une facture papier est de 22€ (hors litige). Par opposition, une facture dématérialisée fiscalement permettra des gains importants en éliminant certaines étapes du processus.

Voir schéma ci-dessous (cliquer pour agrandir):

Source : Etude Arthur D. Little pour Deskom     ©Deskom

16. Accompagnez-vous vos clients dans la gestion des changements internes (notamment au niveau des Ressources Humaines)?

Bien sûr, grâce à ses retours d'expériences, Deskom a développé une offre de conseil. Ainsi, nous pouvons vous accompagner tout au long de la mise en place du projet et notamment en ce qui concerne la stratégie de conduite du changement qui va devoir être mise en place. C'est un point très important et non négligeable, il constitue d'ailleurs souvent l'un des principaux freins à la mise en place du projet. Deskom propose par ailleurs, en partenariat avec l'APECA des formations sur la meilleure façon de mener un projet de dématérialisation de factures

17. Quels sont les départements qui vont être impactés par la mise en place d'un tel projet ?

• La Direction Comptable
• La DirectionFinancière
• Les Ressources Humaines
• Les Achats
• La Trésorerie

18. Comment m'assurer que mon système comptable est adaptable aux exigences fiscales et métiers de la mise en place de la dématérialisation fiscale ?

Deskom s'adapte à votre système comptable et accepte toutes les configurations. Vous nous indiquez les contrôles métiers souhaités et dans tous les cas nous effectuons systématiquement les contrôles des Mentions Obligatoires au titre du droit fiscal.

19. Doit-on signer un contrat d'interchange avec notre partenaire commercial ?

Oui lorsque la dématérialisation fiscale s'opère en mode EDI. En cas de Pdf signé, cet accord n'est pas nécessaire.