Factures reçues
Vos objectifs :
- supprimer le papier de votre comptabilité fournisseurs
- automatiser au maximum le traitement de vos factures fournisseurs
La solution « Optimum Compta Fournisseurs »
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Optimum Compta Fournisseurs permet aux entreprises de recevoir leurs factures sous forme électronique, exactement dans le mode de facturation et le mode de livraison qu’elles souhaitent, quel que soit le support initial de la facture, papier ou électronique.
Connectés à Deskom par un canal unique, elles reçoivent leurs factures sous forme de données électroniques au format qui leur convient.
Deskom organise la collecte des factures papier et électroniques des fournisseurs, puis réalise toutes les opérations de numérisation, lecture, contrôle, complétude et traduction des factures aux formats souhaités.
La capacité des fournisseurs à émettre des factures électroniques dépend de leur connexion ou non à un opérateur de facturation électronique éligible (Deskom ou un opérateur interopéré). Cette connexion est normalement à la charge des fournisseurs, mais peut être prise en charge par l’acheteur s’il le souhaite.
Les factures électroniques non-conformes aux contrôles mis en place sont renvoyées au fournisseur pour correction et réenvoi. L’entreprise économise ainsi des allers-retours coûteux avec son fournisseur.
Les compléments apportés aux factures par Deskom permettent d’accroître l’automatisation des opérations de comptabilisation, rapprochement et validation.
La mise en place d’Optimum Compta Fournisseurs dépend des options choisies. De 6 semaines (projet le plus simple) à 6 mois (périmètre le plus complet) selon les cas, elle demeure légère, Optimum Compta Fournisseurs étant un service ASP ne nécessitant pas d’installation de logiciels.
Bénéfices :
Productivité :
- Suppression des tâches à faible valeur ajoutée
- Automatisation maximale de l'intégration comptable et de la validation
- Minimisation du coût de gestion des litiges
- Réduction du coût de l'archivage et de sa gestion
Simplicité/ flexibilité :
- Visualisation en temps réel des mouvements de factures et des procédures de validation
- Centralisation des traitements, accès partagé et permanent aux factures et à leur statut
Traçabilité/ sécurité :
- Traçabilité complète du cycle de vie de la facture, de l'envoi au paiement
Vitesse :
- Raccourcissement du cycle de traitement : l'entreprise retrouve la maîtrise de ses délais de paiements
Les packages d'Optimum Compta Fournisseurs :
Compta Four Zéro Papier : supprimez le papier de votre compta fournisseurs.
Optimiser immédiatement votre comptabilité fournisseurs :
- Package « Scanning Factures Externalisé » : numérisation/ lecture automatique de vos factures fournisseurs en mode externalisé
- • Supprimez immédiatement le papier de votre comptabilité fournisseur
- • Vous recevez des données de factures prêtes à être injectées dans votre SI comptable
- • Vous réalisez vos validations et traitements comptables sur support électronique
- • Pas d’investissement en licence ni personnel dédié : Deskom numérise/lit les factures pour vous
- • Archives papier sorties seulement en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial
- • Accès web 24/24 pour les fournisseurs qui peuvent corriger en ligne les factures en erreur
- Package « Portail Factures Interne » : accès Web 24/24 en interne à toutes les factures fournisseurs
Délais de mise en œuvre : 4 mois
Optimum Grands Fournisseurs : exigez des factures traitables automatiquement.
Automatisez votre comptabilité fournisseurs en passant à la facturation électronique :
- Package « Factures Electroniques Structurées» : demandez à vos fournisseurs clé des factures traitables automatiquement :
- • Électroniques
- • Dématérialisées fiscalement et 100% valides (mentions obligatoires)
- • A votre format comptable
- • Vérifiées selon vos règles métier
- • Enrichies pour faciliter vos imputations analytiques
- Package « Affiliation Fournisseurs » : convertissez vos fournisseurs clé à la facture électronique :
- • Convaincre votre interlocuteur commercial
- • Suivre la mise en œuvre jusqu’à la mise en production
Délais de mise en œuvre :
Réponse à un fournisseur donné : 6 à 8 semaines
Mise en place de la facturation électronique tous fournisseurs : 4 à 6 mois
Optimum Factures Petits Fournisseurs : faites passer vos petits fournisseurs au pdf signé.
Etendez la facture électronique à vos petits fournisseurs :
- « Factures Electroniques pdf » : donnez à vos petits fournisseurs la possibilité de vous envoyer des factures pdf traitables automatiquement :
- •Électroniques sous forme de pdf
- •Dématérialisées fiscalement grâce à la signature électronique mise en œuvre par Deskom
- •Extraction des données traduites à votre format comptable
- •Vérifiées selon vos règles métier et triées par type d’erreur (option)
- •Enrichies pour faciliter vos imputations analytiques
- Package « Affiliation Fournisseurs » : convertissez vos petits fournisseurs à la facture électronique pdf :
- • Mise en œuvre d’une action de conversion en masse de vos petits fournisseurs
- • Ouverture d’un portail de connexion réservé aux fournisseurs
- • Contractualisation et connexion des fournisseurs
Délais de mise en œuvre :
Mise en place : 2 à 3 mois
Déploiement : moyens à fixer en fonction des objectifs de déploiement.
Optimum Relation Fournisseurs : minimisez le coût de gestion des appels fournisseurs
Réduisez le nombre d’appels fournisseurs à propos de leurs factures :
- Package « Consultation Factures » : donnez accès aux fournisseurs au statut de traitement de leurs factures sur le Web
- •Publiez l’état d’avancement du traitement de vos factures sur un portail dédié
- •Renvoyez par défaut vos fournisseurs sur le portail pour les demandes d’informations
- •Ne traitez au téléphone que les questions qui le méritent
- Package « Correction Factures » : information Web 24/24 des fournisseurs sur les erreurs relevées sur leurs factures et possibilité de correction/complétude en ligne
Délais de mise en œuvre : 4 à 6 semaines.